個人資料相關問題QA
Q： 個資法16條若為特定目的外之利用需取得同意書，若本校各單位有特定目的以外利用(例:對校友寄發刊物,邀請捐款..)，可以列同一份同意書，於新生入學時統一給學生簽名嗎？
A：1.
Q： 在公告欄上公告曠課學生名單（學生姓名、學號）有違反個資嗎？
A： 有關獎懲之作法，應符合學校辦理教育行政之目的，公布應不違反個資。
Q：學務處提供家長可以查詢學生的考試成績或學習紀錄，使用的方式是以「學生的身分證字號」登入為查詢依據，請問學務處可以提供家長查詢嗎？若可以，可以提供到什麼程度？
A：應區分成年和未成年，成年學生的家長應無法查詢，除非有學生授權。未成年的家長是學生的法定代理人，應該都能看才對。
Q：學校可以為了保護學生，收集學生病史、健康、身分（低收入戶）資料等涉及特種個資嗎？
A：雖然已經公開的特種個資是可以蒐集的，但蒐集以及利用時還是要依照個資法規定的範圍，也就是必須要有特定目的，並不是任意可以拿來傳播的。
Q：學校目前的畢業學生資料，如何是屬於合法的使用？是否可以寄發活動通知等等？或者應該在學生畢業前，先取得畢業學生的同意授權？至於過去幾時年的畢業生資料如何使用與管理才能符合新的個人資料保護法的蒐集、利用之範圍？
A：學校使用校友的資料應該還是必須符合"教育行政"的特定目的，如果超過這個目的還是不能使用可能需要在畢業前取得學生授權，想一般人並不會反對辦校友活動會超過特定目的，這個部分學校應該與教育部以及法務部溝通確保學校能繼續使用校友資料，學校還是應該要建立控管機制，避免校友資料外洩。
Q：學生入學後，學校可以如何使用其資料？例如：學校相關活動（含社團等）是否可以透過信件寄發給所有學生？誰有資格寄發或使用？
A：學校，社團辦活動可以透過信件寄發通知給學生，學校辦活動之單位以及社團都可以寄以及使用學生的個人之資料。這是符合學校教育以及成立社團的特定目的當然如果學校所辦的活動其實是廠商的行銷活動，就會有爭議的空間此外，學校不可以把學生的資料給合辦活動的廠商使用這個部份應該要請學校評估學校使用學生個人資料之用途與目的，看看是否符合學校教育興學之目的。
Q：學生入學新生訓練時，是否是恰當時機，讓學生知道學校可能利用其資料的狀況，並在新生訓練或註冊時，取得同意的「授權」？
A：1. 除非學校使用個人資料有可能超過教育行政之特定目的,不然是不需要學生額外授權。
2. 不過因為新法增加了"告知"義務，在學生入學時就要立刻履行告知義務，詳述學校使用個人資料之範圍用途等等，如果學校或做超過特定目的之利用,就應該及早告知學生並取得"書面同意"。
Q：學生找工作時，公司常會要求學校提供該學生在學的成績單與相關資料，學校是否可以提供？還是應該由學生透過正常程序來申請，再由學生或學校（得到學生同意後）寄給對方？
A：學校無從判斷學生是否有到某公司謀職，應該由學生向學校提出申請，由學校直接提供給公司。
Q：教師公告學生成績於公佈欄，是否合法？
A：對於學生的獎懲、成績等公告，在解釋上由於可能是為了獎勵、鼓勵、警惕等教學及管理上的理由，應該都可以認為屬於「學生資料管理」的目的內利用，因此只要確認利用的方式符合比例原則，例如，對於成績的公告是否僅需出現學號與成績即已足夠，而不需要公告全部姓名，以合於特定目的且適於比例性的方式公告學生個資，即屬個資法上合法的利用行為。
Q：教授在幫學生寫介紹信前，會要求學校職員提供該學生多年的相關資料（個人資料與成績），該如何處理？職員提供該資料前，是否應取得學生之同意？
A：這個問題還是在解釋教育行政的範圍，老師幫學生寫介紹信在美國教育體系下是老師的義務，但是台灣的教育制度在聯考廢除以後，如果這已經變成是教授天經地義的工作, 學校是應該要提供的，無須取得學生同意。只是如何證明教授是為了寫介紹信?會不會有教授為別的目的去要資料?需不需要教授出示學生的申請書，或者是教授應該反過來要求學生自己去申請,由學校直接給教授，這是學校可以再去綜合考量的。
Q：教授經常會要求系上助理、行政人員或計算中心提供學生資料，在何情況下，可以提供？在何情況下，不該提供？
A：教授為教學所需會需要學生的個人資料, 例如為了與學生連繫課業有關事項,或是為了了解學生之家庭背景,能力等等。學校的行政人員要判斷的是教授索取學生資料的目的為何,有沒有超過教學的必要範圍,來決定是否提供學校需要根據所保有的資料內容和教授使用之目的做判斷,而需建立申請資料與審核之機制
Q：是否符合本校「保有個人資料檔案公開項目彙整表」內所列的任一特定目的，即可不用取得"個人資料提供同意書"?
A：1.
Q：畢業生紀念冊上的學生相關資料應該屬於個人資料？旦目前都視同慣例，是否未來有風險？如何補救？至於圖書館陳列的歷屆畢業紀念冊是否應該管理（例如上鎖）？
A：紀念冊上的學生資料當然是個人資料，過去紀念冊的收集與公開並非違法行為，但是因為現在有販賣個人資料或是詐騙個人資料之行為，所以學校應改改變個人資料之保管方式，應該加以控管，限制可以閱覽紀念冊的人員
Q：系所或系科主任希望知道各老師教學狀況，以做為老師的教學評量、教學評鑑使或其它考核用途，請問相關單位該如何因應、處理？
A：依個資法第15條及第19條規定，公務機關或非公務機關對個人資料之蒐集或處理，應有特定目的，並符合該法條所列之情形（例如公務機關執行法定職務必要範圍內，非公務機關與當事人有契約或類似契約之關係），同法第16條及第20條規定，公務機關對個人資料之利用，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符；非公務機關對個人資料之利用，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。課務組提供老師教學狀況給系所或系科主任，作為教學評量、評鑑或其他考核用途，屬於學校處理及利用老師個人資料的行為，應屬特定目的（教育或訓練行政）之必要範圍，符合個資法規定，因此是可以提供的。
Q：若學校曾經將因獎勵學生畢業，將學生部分資料公開於網頁上，經學生提告後，將網頁資料撤銷，但在Google的搜尋資料中，該資料還存在，請問是否可以要求Goolge一併撤銷資料？
A：網頁是學校的，學校應該盡早自己去找 Google交涉，否則有可能仍然有責。
Q：該如何跟單位行使個資法第三條的權利呢？
A：依據個資法第3條 當事人可以行使相關權利，惟以下權利仍以當事人本人之個人資料為依歸。您若要行使個資法上的權利，請至本校個資保護管理專區
相關程序書與表單 下載 NCHU-PIMS-D-006 個人資料使用資訊服務申請表
填寫完成後，送交單位即可，本單位會於規定期限內給與准駁。
Q：請問教師(或助教)登記上傳學生成績後的考試卷該如何處理呢？
案例說明：期末考後，某系辦助教發現學生考試試卷一大疊被任意棄置於走廊旁的回收桶中，而試卷上面依稀可見學生的年級、學號、姓名及評分等資料，請問教師(或助教)登記上傳學生成績後的考試卷該如何處理呢？」
A：學生考試的試卷上有姓名、學校名稱、學系、年級、學號及評分，是屬於洩漏個人資料的情形。
學校目前並無相關法則規定老師所保管的試卷應留存多久、如何保存這些試卷或何時該銷毀，為符合個資法與本校個資管理制度之要求，學校仍希望老師在學生確認成績完成後，如已不再使用這些試卷，可將這些試卷交由系辦統一處理、以碎紙機銷毀或去識別化後回收之方式，而非任意棄置於公開出入之回收箱(桶)中，未來學校會在資安暨個資執行小組會議中提案討論出適合各院及各系的處理原則，若老師有任何寶貴的建議，請跟貴單位個資窗口聯繫。
確保個資不輕易的暴露，是全校每一位教職員生的責任。
Q：隨班附讀生，交換生或其他無正式學位的學生，於收集學籍資料時，需取得同意書嗎?或者因其符合「教育及訓練行政」的特定目的，而不用取得？
A：符合教育或訓練行政特定目的後仍必須符合法定職務後，始可不需加具當事人書面同意。